Jesu li tvrtke spremne za urede u kojima je papir zastario? Okoliš će dobiti prijeko potreban odmor jer nema potrebe za papirnatim proizvodima. Poslovanje bez papira može pomoći organizaciji da procvjeta dok značajno smanjuje utjecaj na okoliš. Većina tvrtki odvagne sve moguće rizike i koristi prije nego što razmotri prelazak na ured bez papira. Evo kako tvrtke mogu imati koristi od poslovanja bez papira.
Smanjenje ugljičnog otiska
Poslovanje izravno doprinosi očuvanju šuma uklanjanjem papira iz ureda. Drveće apsorbira ugljični dioksid, oslobađa kisik i osigurava staništa bezbrojnim vrstama. Pomaže u regulaciji temperature i padalina, sprječavaju eroziju tla i podržava život milijuna ljudi. Nekorištenje papira može pomoći u smanjenju krčenja šuma i globalnih emisija stakleničkih plinova. To je jednostavan, ali učinkovit način da tvrtka postane ekološki osviješten pokretač promjena.
Svaka tvrtka treba započeti revizijom trenutne upotrebe papira. Odrediti koji su dokumenti bitni, a koji se mogu digitalizirati. Kategorizirati dokumente na temelju njihove namjene, učestalosti korištenja i zahtijevaju li fizičke kopije.
Ušteda poslovnih troškova
Papir, tinta, pisači i drugi uredski materijali mogu biti skupi. Prelaskom na digitalnu tehnologiju mogu se znatno smanjiti ti troškove. Također se može uštedjeti na prostoru za pohranu budući da je moguće pohraniti digitalne datoteke na tvrde diskove ili u oblak, eliminirajući potrebu za glomaznim ormarima za dokumente. Svojim zaposlenicima tvrtke također mogu dati tablete ili druge mobilne uređaje, zajedno s relevantnim aplikacijama, za pristup i uređivanje dokumenata u pokretu.
Povećavanje učinkovitosti tvrtke
Digitalnim je datotekama lakše pristupiti, organizirati ih i pretraživati nego papirnatim kopijama. Jednostavan upit za pretraživanje dovest će do željenih informacija u sekundi s digitalnim datotekama. Osim toga, moguće je uređivati i dijeliti digitalne dokumente u stvarnom vremenu, potičući suradnju i ubrzavajući donošenje odluka.
Poboljšana sigurnost podataka
Još jedna prednost odlaska bez papira je povećana sigurnost osjetljivih podataka. Lako se mogu šifrirati digitalne datoteke kako bi se zaštitile od oštećenja, osiguravajući da im samo ovlaštene osobe mogu pristupiti. Rješenja za digitalnu pohranu često uključuju mogućnosti sigurnosnog kopiranja i oporavka. Ne mora se brinuti o gubitku važnih dokumenata zbog požara, poplava ili drugih katastrofa koje bi mogle oštetiti fizičke datoteke.
Bitno je i implementiranje rješenja za e-potpis. Treba koristiti platforme za elektroničko potpisivanje kako bi se pojednostavio postupak potpisivanja ugovora, sporazuma i drugih dokumenata. Rješenja za e-potpis nude sigurnu, pravno obvezujuću alternativu tradicionalnim potpisima olovkom i papirom. Također štede vrijeme i resurse eliminirajući potrebu za ispisom, potpisivanjem, skeniranjem i slanjem dokumenata.
Poboljšanje korisničkog iskustva
Poslovanje bez papira također može koristiti klijentima. Računi, ugovori i ostali dokumente mogu se slati u digitalnom obliku. Tvrtke mogu pokazati svoju predanost održivosti, što može pomoći u privlačenju ekološki osviještenih kupaca.
Veći moral i produktivnost zaposlenika
Prijelaz na ured bez papira može pozitivno utjecati na moral i produktivnost poslovnog tima. Radno okruženje bez papira može dovesti do manjeg stresa i veće usredotočenosti smanjenjem nereda i poboljšanjem organizacije. Zaposlenici će se osjećati ponosno što rade za tvrtku koja aktivno poduzima korake za smanjenje svog utjecaja na okoliš.
Poslovanje bez papira nudi brojne prednosti za tvrtke, od uštede troškova i povećane učinkovitosti do poboljšane sigurnosti i korisničkog iskustva. Također značajno smanjuje utjecaj tvrtke na okoliš. Poduzimanjem koraka i prelaskom na radno okruženje bez papira, tvrtka pokazuje svoju predanost održivosti. Također poboljšava imidž i potiče osjećaj ponosa i zadovoljstva. Vrijeme je da prihvatimo budućnost bez papira za zeleniji, održiviji svijet.
